ECM e GED são a mesma coisa?

GED é um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas:

• 1 - captação,
• 2 - gerenciamento,
• 3 - armazenamento,
• 4 - distribuição,
• 5 - preservação.

Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas. O uso de uma ou outra tecnologia, ou de várias delas, é determinado pela necessidade da empresa em adequação à sua atividade-fim e a seus processos de negócios. A realidade do país também conta. Para Maurício Antônio Ferreira, especialista em GED e diretor de tecnologia do CENADEM, a utilização do GED e tecnologias correlatas no nosso País, - apesar de já termos instalações complexas e de alto nível – ainda causa muitas dúvidas. Segundo ele, a decisão de se usar o GED deve começar por uma avaliação dos documentos da empresas, processos, metodologias, fluxo de atividade, partir para o Imaging e, aos poucos, para as demais tecnologias.

As siglas

Os fornecedores de GED são, em grande parte, representantes de soluções norte-americanas ou da Europa. Portanto, quando os conceitos chegam ao Brasil, sofrem adequações para nossa realidade. Atualmente, fala-se em ECM – Enterprise Content Management. A definição da AIIM - Association for Information and Image Management para ECM é

“as tecnologias, ferramentas e métodos usados para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo pela empresa. No nível mais elementar, as ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento de informação não-estruturada de uma organização, enquanto aquela informação existir”.

Qualquer semelhança com o se entende por GED não é mera coincidência.“A questão toda está na nomenclatura. Quando trouxemos o GED ao Brasil, seu equivalente nos Estados Unidos era o EDMS – Electronic Document Magement System. Hoje, fala-se também em IDM – Integrated Document System, que para nós corresponde ao Document Management, um dos componentes do GED. Para nós, especialistas no Brasil, o ECM é, numa maneira mais simplificada de se explicar, o GED com a sofisticação que a web permite. Mas, em essência, é a mesma coisa. Os recursos da comunicação pela Internet, incorporados às ferramentas, tecnologias e métodos do GED resultam numa amplitude das capacidades das funcionalidades inerentes ao GED”, diz Maurício. Segundo afirma John Mancini, presidente da AIIM International, em seu discurso na Sessão Oficial de Abertura, existem diferentes termos para ECM: DI, DM. As diferenças são fruto de como os fornecedores pensam em confronto com o que os usuários pensam.

“A indústria de ECM deve pensar em reduzir custos e conduzir negócios usando colaboração. Essas tecnologias oferecem ferramentas para cumprir normativas e objetivos, reduzir custos e atender conformidades”.

Maurício afirma que a diferença entre ECM e GED está apenas na sofisticação.

“Tratar as informações e documentos das empresas e organismos baseando-nos em todas as tecnologias descritas que estão envolvidas pelo ECM ainda não é um procedimento concreto no Brasil, onde as companhias ainda estão descobrindo o Imaging como solução para eliminar papéis.”