A evolução do GED

É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.GED é formado pelas seguintes tecnologias:

• Document Imaging (DI)
• Document Management (DM)
• Workflow·COLD/ERM
• Forms Processing
• RIM- Records and Infromation Management

Essas tecnologias foram sendo agregadas ao GED na medida em que, com o passar do tempo, surgiu nas empresas uma necessidade mais completa para o gerenciamento de documentos, conforme descreve-se abaixo.

A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentos foi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas empresas. A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização de documentos de origem microfilme, justamente para converter os documentos gerenciados pela tecnologia anterior. Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens de Documentos.

Obs: Nesse instante é importante diferenciar um documento proveniente da digitalização, aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm da digitação, que gera um documento textual. Os documentos no formato imagem são, em média, 10 vezes maiores que os textuais, e não podem ser processados por sistemas típicos de processamento de dados.

Para que uma imagem seja processada, quer por um processador de textos ou por um sistema de processamento de dados, ela deve passar por um processo de reconhecimento de caracteres. Tal processo transforma uma imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, que pode ser editado por um processador de textos. Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres padronizados, como os documentos impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR, Optical Character Recognition, e quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR, Intelligent Character Recognition.

O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento viabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (Forms Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das informações, utilizam-se sistemas digitais. Com os documentos todos convertidos para imagens, era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel.

Surgiu então a tecnologia do Workflow para imagens de documentos. Com a implementação de Workflow, muitos ganhos são obtidos. O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dos microcomputadores na última década fez com que boa parte da geração dos documentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais. Num ambiente de escritório, isso significa a geração de documentos em processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais ferramentas dessa natureza. A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente, exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. Dentro dessa necessidade surgiram as ferramentas para Gerenciamento de Documentos, Document Management (DM). A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo, inclusive, uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos documentos.

Hoje, dada a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos. O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já existentes nas aplicações de Records Management no mundo papel. A tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, foi inicialmente introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, devido a redução de custos quando se armazenam as informações em discos ópticos comparados ao microfilme. Essa tecnologia permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital. Devido a abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM - Enterprise Report Management.